Das Windowsprogramm Checker ist zugeschnitten auf die Reservierung von Hotelzimmern, Verwaltung und Auswertung der zugehörigen Daten und Gast-Abrechnung/Rechnungserstellung.
Das Hotelprogramm Checker ist optisch aufgeteilt in zwei Bereiche.
Frontoffice und Backoffice.
Das hat folgende Vorteile:
Alle Arbeiten, die ständig im Hotelbetrieb anfallen, können direkt im Frontoffice (bzw. Rezeption) schnell und leicht durchgeführt werden. Der Anwender wird nicht mit Informationen überlastet, die in den Verwaltungsbereich (Backoffice) des Hotelbetriebs gehören und hauptsächlich das Management interessieren.
Trotz der optischen Trennung Frontoffice/Backoffice hat man direkten Zugriff auf alle Informationen an den entscheidenden Stellen. (Beispiel: Reservierungsaufnahme: Mit einem Klick in die Kundenkartei)
Das Frontoffice ist das Checker Hauptmenü. An der Rezeption eines Hotels wird hauptsächlich mit den Frontoffice-Funktionen gearbeitet.
Wichtige Arbeiten an der Rezeption (bzw. im Frontoffice) eines Hotels sind:
Reservieren, um für einen Gast ein Zimmer zu reservieren.
Einchecken: (Check-in) Wenn der Gast gerade angereist ist, wird ihm das Zimmer (Schlüssel) übergeben, seine Daten (Pass-Nr. etc.) werden eventuell noch vervollständigt. Sein Status ändert sich von "erwarteter Gast" zum "Gast im Haus".
Auschecken: (Check-out) Die Rechnung für den Gast wird gedruckt, der Gast bezahlt, das Zimmer wird wieder frei gegeben.
Mit einem Klick alle freien Zimmer auflisten, um sofort Informationen über Buchungsmöglichkeiten zu geben
oder die Liste der Gäste, die erwartet werden, einsehen
oder die Gäste im Haus, die bereits angereist sind, auflisten..
die Hausdame-Liste für den Service (Druck einer Liste, nach der die Zimmerpflege systematisch durchgeführt werden kann)
Anwender anmelden,
Zimmerkonten bearbeiten, auf denen die Gastrechnung erstellt wird.
Reservierungsplan, Resevierungskalender
Mit einem Klick auf Reservieren gelangt man in den
Reservierungskalender
Im Reservierungskalender sind
links die Zimmer - oben die Datumsleiste.
unten Kategorien und weitere Funktionen.
Der Resevierungsplan steht automatisch auf dem aktuellen Tagesdatum.
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Anreisedatum eingeben
Will man ein Zimmer in fernerer Zukunft reservieren, gibt man das Anreisedatum ein, der Kalender stellt sich sofort auf dieses Datum ein.
Führen Sie den Mauszeiger auf das gewünschte Zimmer in der Zimmerleiste....
- Zur leichten Orientierung dienen auch die roten Marker
in der Datumsleiste oben und in der Zimmerleiste links-
halten Sie die linke Maustaste gedrückt bis zum Ende der Reservierung.
- die Anzahl der Nächte wird dabei aktuell angezeigt-
lassen Sie dann die Maustaste los.
Das Programm öffnet die Resevierungsaufnahme...
Das gewählte Zimmer und der Reservierungszeitraum wurden bereits übernommen.
Beides kann hier geändert werden.
Name und Adresse des Kunden werden eingegeben.
Hier hat Checker praktische Automatik-Suchfunktionen:
Einfach den Namen eingeben:
Das Programm sucht automatisch nach diesem Gast.
Falls der Gast von früheren Aufenthalten her schon vorhanden ist, wird er komplett mit allen Adressdaten übernommen.
Bei sehr großem Kundenstamm ist es oft so, dass ein Name mehrmals in der Kundenkartei vorhanden ist, zum Beispiel Müller.
In einem solchen Fall zeigt Checker alle Kunden mit diesem Namen in einer Auswahlliste.
Weitere Suchfunktionen, - zum Beispiel nach Vorname, Straße oder Ort ermöglichen einen schnelles Auffinden auch bei sehr großem Kundenstamm.
Nennt der Kunde seine Kundennummer, wird diese einfach in das Namensfeld eingetippt und Enter.
Die Anschrift erscheint dann automatisch.
Wenn ein Kunde nicht in der Kundendatei ist, wird er neu aufgenommen. Neuer Kunde anklicken und die Kundendaten eingeben.
Der Preis ist bereits automatisch berechnet, entweder nach der Preistabelle, für verschiedene Tarifzeiten und Preise, oder es wird der Standard-Zimmerpreis automatisch eingesetzt.
Man kann den Preis auch frei eingegeben, indem man den Preis überschreibt und die Eingabetaste drückt, oder auf andere Preise zugreifen - zum Beispiel auf Kundenpreise für Reise-Veranstalter.
Mit Klick auf Speichern ist die Reservierung erfasst.
Zur Reservierung kann man in Checker sofort - oder später - eine Bestätigung drucken oder auch faxen.
Zurück zum Kalender:
Die gerade angelegte Buchung ist nun im Reservierungsplan in Blau zu sehen.
Verschiedene Farben entsprechen den Reservierungsarten, die mit Checker verwaltet werden können:
Normale Reservierungen sind blau.
Gäste, die bereits eingecheckt wurden, sind rot.
Vergebene Kontingente und Optionsreservierungn (Modul) können auch abgebildet werden.
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Der Reservierungskalender bietet eine Vielzahl weiterer Funktionen:
Sehr praktisch ist das Zimmerinfofenster, das mit einem Klick auf eine Zimmer-Nr. in der Zimmerleiste geöffnet wird. Ausstattung und Vorteile eines Zimmers stehen auf diese Art schnell zur Verfügun, um sie dem Kunden, der meist am Telefon auf Informationen wartet, mitteilen zu können.
Die Ausstattung und Besonderheiten eines Zimmers werden in den Zimmer-Stammdaten beliebig eingetragen.
Mit Klick auf INFO erhalten Sie die Jahres-Auslastung des Zimmers auf einen Blick. Diese oder auch die Gesamt-Auslastung kann gedruckt werden.
Man kann Kategorien ein- oder auschalten,
der Plan zeigt dann nur die jeweils eingeschalteten Kategorien. So verschafft man sich schnell einen Überblick, z.B. in der Kategorie Einzelzimmer über Belegung oder freie Zeiten.
Zusätzlich können - in Kombination mit Kategorien - einzelne Etagen betrachtet werden.
Mit diesen selektierten Betrachtungsmöglichkeiten haben Sie bereits im Reservierungsplan einen schnellen Überblick - auch bei großer Zimmer-Anzahl.
Im Reservierungsplan haben Sie jederzeit direkten Zugriff auf Reservierungen:
Mit Klick, rechte Maustaste, auf eine Reservierung erhalten Sie ein Menü, das weitere Funktionen bietet:
Reservierung ändern:
Eine Reservierung kann geändert werden mit dem Menüpunkt "Reservierung ändern". Sie gelangen in die Reservierungsaufnahme, in der die Daten des Gastes angelegt sind. Hier nehmen Sie dann die Änderungen vor.
Umbelegen:
Eine Reservierung kann auf ein anderes Zimmer gelegt werden.
oder beliebig kopiert werden. Kopieren ist nur eine zusätzliche Möglichkeit, weitere Zimmer für denselben Besteller zu reservieren.
Stornieren: Eine Reservierung kann mit dem Menüpunkt "stornieren" gelöscht werden.
Einchecken: Mit diesem Menüpunkt kann ein Gast auch hier im Reservierungsplan schnell eingecheckt werden. (Normalerweise wird aber im Hauptmenü mit dem Schalter "Einchecken" und Doppelklick auf den Namen des Kunden eingecheckt, weil sich im Hauptmenü weitere Möglichkeiten beim Einchecken bieten)
Einchecken rückgängig:
Ein irrtümlicher Eincheckvorgang kann wieder rückgängig gemacht werden.
Zur Navigation im Kalender kann man die Pfeiltasten auf dem Bildschirm benutzen oder auch mit den Tasten der Tastatur (Bild oben/Bild unten) blättern
Mit Klick auf die Datumsleiste wird der Kalender zeitlich bewegt. Je weiter nach rechts geklickt wird, desto weiter der "Sprung" in die Zukunft.
Zurück zum aktuellen Tagesdatum: Mit Klick auf den Monatsnamen (oben links im Plan) stellt sich der Kalender sofort wieder auf das aktuelle Tagesdatum ein
Mit der Zoomfunktion kann die Anzahl der angezeigten Tage des Kalenders eingestellt werden, so dass Sie einen optimierten Überblick über einen großen (mehrere Wochen) oder wenn Sie wollen kleineren Zeitraum erhalten.
Blitzschnell kann man sich mit der Zeitleiste/Datumsleiste im Kalender- der keine Begrenzung und fließende Übergänge hat - bewegen.
Zurück zum Hauptmenü:
Mit Klick auf den Schalter Freie Zimmer erhält man eine Übersicht
über alle freien Zimmer, hier jedoch in Listen bzw. Tabellenform:
Die Zimmer sind übersichtlich nach Kategorien geordnet.
Die Verfügbarkeit der Zimmer (Anzahl der Zimmer, die frei sind) ist ebenfalls sofort abzulesen.
Auch hier kann sofort reserviert werden:
Reservierungszeitraum eingeben,
Zimmer wählen in der gewünschten Kategorie und mit
Klick auf den Schalter Reservieren gelangt man in die Reserierungsaufnahme, in der die Gastdaten vervollständigt werden.
Jederzeit kann eine Reservierung auch als Gruppenreservierung angelegt werden: Mit Klick auf Taste Gruppe zeigt Checker alle freien Zinmmer die in dem gewünschten Zeitraum zur Verfügung stehen, hier einfach die Anzahl der gewünschten Zimmer für die Gruppenreservierung eintragen.
Zimmerauswahl
Per Drag and Drop (Zimmer-Nr. anklicken, Maus gedrückt halten und nach oben verschieben) können Sie ganz leicht Prioritäten setzen, was die Zimmerauswahl anbelangt, Checker wählt immer die jeweils ersten Zimmer in der Liste.
Sie haben auch die Möglichkeit zu jedem Zimmer einer Gruppenreservierung einen Gastnamen einzutragen, dabei werden Sie durch Automatikfunktionen in Checker unterstützt.
Zurück zum Hauptmenü:
Einchecken:
Beim Einchecken vom Hauptmenü aus zeigt Checker alternative Zimmer, die jetzt per Klick ganz aktuell zugewiesen werden können. Zusätzlich können Notizen anlegt oder gelesen werden.
Auschecken:
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Klick auf Auschecken, Doppelklick auf Gastnamen. Man gelangt in die Abrechnung;
oder Auschecken über das Zimmerkonto, hier eine Zimmer-Nr. wählen mit Doppelklick. Im Menü Abrechnung können Artikel und Leistungen komfortabel erfasst und dem Gast in Rechnung gestellt werden.
Artikel und Leistungen eingeben
Wie bei einer Kasse können Artikel per Artikelnummer eingegeben werden oder auch über Suchfunktion und Artikel-Auswahlliste.
Mit dem Rechnungssplitting können Leistungen auf eine separate Rechnung übertragen werden, oder einer anderen Adresse zugewiesen werden. Die Original-Reservierer-Adresse erscheint nach Splitting wieder, wenn das Menü Abrechnung einmal verlassen wird.
Vom Zimmerkonto aus hat man direkten Zugriff auf Artikeldaten, Kunden-, Reservierungsdaten.
Rechnung
Jederzeit kann eine (Zwischen)-Rechnung erstellt und gedruckt werden.
Mit dem Menüpunkt "Buchen" wird die Rechnung mit einer Rechnungsnummer versehen, der Gast gilt dann als ausgecheckt. Damit wird auch das Zimmer wieder frei und kann neu belegt werden. Die gebuchte Rechnung (Logis, Leistungen, Finanzweg) wird beim späteren Tagesabschluss.aufgeführt.
Wenn die Rechnung als "offen" gebucht wurde, wird sie im Backoffice unter "Offene Posten" geführt, solange bis man sie hier als bezahlt vermerkt.
Hausdame
Mit dem Schalter Hausdame wird eine Putzliste ausgedruckt, die, Anreisen, Bleiber und Abreisen enthält, und so eine zügige Organisation ermöglicht.
Backoffice / Stammdaten
Mit einem Klick auf "Backoffice" gelangt man ins Backoffice (Stammdaten-verwaltung).
Die gute Übersicht gewährleistet einen schnellen Zugriff auf Informationen. Hier können Änderungen in den Betriebsdaten vorgenommen werden.
Ein Beispiel aus dem Backoffice ist das Rechnungsarchiv:
Es liefert eine komfortable Rechnungsverwaltung: Originalrechnungen sind per Klick zu sehen.
Rechnungen können, falls nötig, geändert und neu gedruckt werden und
Sammelrechnungen können erstellt werden.
Referenz-Nummern verweisen auf die bereits erstellten Originalrechnungen, die im Hotelbetrieb vorliegen.
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Diverse automatische Funktionen liefern per Knopfdruck Listen über
offene, gebuchte, oder stornierte Rechnungen.
Zudem enthält das Rechnungsarchiv Filterfunktionen für individuelle und konkrete Auswertungen, zum Beispiel Umsatz eines bestimmten Reisebüros.
Zurück zum Backofice:
Neben Listen wie Belegungsliste, No -Show Liste
Kundenliste, Artikelliste- und Statistik, Länderstatistik, Prozentuale Auslastung, haben Sie auch die Möglichkeit beliebige eigene Listen zu generieren und zu gestalten. (siehe auch Formdesigner)
Schalter System
Hier finden Sie weitere komfortable Funktionen für eine flexible Nutzung und individuelle Einstellung des Programms:
Der Schalter Texte öffnet ein Menü zur Erstellung von Kopf- und Fußtexten in Rechnung und Bestätigung, auch in anderen Sprachen, auf die dann bei der Rechnungserstellung zugegriffen werden kann. In den Text kann man "Autofunktionen" einfügen (rechte Maustaste).
Der integrierte Formdesigner ermöglicht die Gestaltung von Anschreiben wie Bestätigung und Rechnung und die Anpassung an vorhandenes Firmenbriefpapier.
Aber auch das Generieren und Gestalten neuer eigener Listen (Listengenerator).
Ende
Klick auf den Schalter "Ende" beendet jeweils ein Menü.
Klick auf Ende im Hauptmenü beendet das Programm.
Checker beinhaltet noch viele weitere nützliche Funktionen, die im Handbuch näher erläutert sind.
Zudem gibt es für Checker eine Reihe von Modulen, die optional zur Verfügung stehen.